メール配信システム｜最適な導入タイミングと選び方まとめ

顧客に対してアプローチする方法として、メールは有効な手段となります。 メルマガの配信など、複数の顧客に対し計画的にアプローチを行いたい場合アナログの管理では対応しきれない場合もあります。効率的にメール配信・管理を行う為に有効なメール配信システムの導入で押さえたいポイントをご紹介します。

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1. メール配信システムとは

メール配信システムとは、見込み顧客など、特定の対象に対してメールを自動配信し、効率良くアプローチするシステムです。数百となるような対象者や、ある特定の行動を行ったあとにキャンペーンメールを送りたいなど、人・タイミングを管理しながら、個々にメールを送信するには、莫大な時間と手間がかかります。
メール配信システムは、作業を効率化、また配信後の管理を行うにあたって有効ですので、導入している企業が多いです。 メール配信システムの導入に適したシーンとしては、以下のような場合があります。

メール配信システムの導入理由

レコメンドメールでリーチを獲得したい

ユーザーのWEB上での行動を解析し、最適な内容のメールを追いかけてターゲティング、アプローチしたい。

メルマガを配信したい

お客様や過去に接点がある不特定多数のユーザーに対して商品やサービスの認知を広げるため、いち早く情報を届けたい。

サイトに流入した見込み顧客へのリーチを獲得したい

サイトに流入した不特定多数のターゲットに対して配信する事で、自サイトへの流入数の増加や新規顧客の獲得をしたい。

上記のようなことが考えられます。多くのユーザーに対して送ることを目的とせずに、送ることによって得たい効果を想定しましょう。

2. メール配信システムの導入方法と費用

メール配信システムは「パッケージ型」、「ASP型」の導入が主となっています。 メルマガの配信・管理のシステム化を選ぶ際、一から構築するよりもパッケージ（ASPなど）を活用する方が、コスト面や導入工程のハードルが大幅に低いためです。
料金相場は多くの場合、月額３千円から3万円ほどの月額制となります。
もし、新規導入ではなく、既存ツールにメール配信システムを組み込みたい、カスタマイズしたいという場合は、多くは個別開発になるため、プロのシステム開発会社に手法を相談してみましょう。相談先がいないという場合は、リカイゼンにご相談ください！リカイゼンでは、専任スタッフがご要望をお伺いし、ご相談先として適した会社を選定し、無料紹介致します。依頼をされる場合も手数料などはかかりませんのでご安心ください。

3. メール配信システム導入検討時に確認したいポイント

星の数ほどあるメール配信システムの中から選ぶ際には、注意するべき点があります。
基本的な判断基準を紹介します。

判断ポイント

• 大量にメール配信ができるか
• 料金設定（カスタマイズ）はどうなっているのか
• 保守、サポートはあるか
• 複数データベースや他システムと連携ができるか

その際、提供サービスによって、課金ポイントが変わるため、どのような契約形態をとるのかによって見積にばらつきが出る可能性があります。
例えば、メールの配信料によって課金されるもの、会員数（メール配信先数）によって課金されるもの、機能の追加によって課金されるものなどがあります。そのため、比較検討しやすいように事前に条件を揃えておくことが必要です。
つまり、「メールの配信先件数はあまり増えないけれども、毎日メールを配信したい」という場合と、「メールの配信数は月によってまばらだが、メールの配信先は毎月一定数増加する」という場合では、選ぶべきメール配信サービスは異なってくるということです。

導入前に必要な確認項目

• 必要な機能の洗い出し
• メール配信先の件数
• ひと月あたりの想定メール送信回数
• サポート体制

条件を揃え、かつ利用期間も1ヶ月、半年、1年などで区切ることによって割引額等を比較検討しましょう。単純に初期投資の費用が安いからといって決めてしまうと、追加改修や保守費用などで思った以上にコストがかさんでしまうケースもあります。 複数社からの見積を比較検討した上で、最適な企業を選びましょう。

4. まとめ

最近はメール配信機能を持つだけではなく、その他の顧客管理機能や顧客サポート機能を併せ持つ総合システムもあり、その中でメールシステムだけを利用できるというものもあります。メール配信システムについては、メール配信だけが必要なのか、顧客関係構築のフローがあり、その接点となる一つの役割として必要なのかによっても、導入すべきサービスや、またはカスタマイズをすべきなのかなど適切な方法が変わってきますので、迷った場合は、プロであるシステム開発会社に相談してみるのもよいでしょう。
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