無料で利用できるグループウェアを厳選紹介！選び方や特徴も確認していこう

仕事を進めるうえで欠かせないのが、仕事上のコミュニケーションを円滑にするグループウェアの存在です。グループウェアを選ぶ際に、どれを選べばよいのか、無料でどのような機能を利用できるのかなど、知りたいことが多いと思います。

そこで今回は、グループウェアとは何か、グループウェア選びのポイントは何か、おすすめのグループウェアについて詳しくご説明します。

1.　そもそもグループウェアとは？

グループウェアとは、チームで仕事に取り組む際に役立つツールのことです。部署や担当ごとにグループを作ればリアルタイムに意見を交わせる、スケジュールやタスクを共有できるなど、便利な機能が搭載されています。

ただし、グループウェアの中には、種類によっては欲しい機能がない、使いづらい、セキュリティ対策が甘いなどのものもあります。グループウェアを選ぶ際には、そもそもの目的やセキュリティなどの詳細を調べて、それぞれの使い方に合ったものを選ぶとよいでしょう。

2.　絶対失敗しないグループウェアを選ぶポイント

グループウェアを選ぶ際に失敗しないためのポイントは、以下のとおりです。これらのポイントを一つひとつ確認することで、自社の働き方や使い方に合ったグループウェアを選ぶようにしましょう

選ぶポイント①：目的

グループウェアを使う目的は何なのか、一度確認してみましょう。目的がはっきりすれば必要な機能がはっきりし、グループウェア選びがはかどります。

グループ内チャットなら、ほとんどのグループウェアに、無料の機能があります。スケジュールやタスクを共有し、タスクをメンバーに割り当てたいという場合は、そのような機能があるものを選ぶとよいでしょう。

その他、多言語対応のものがよい、アフターサービスが必要、メンバーの在席確認や勤怠管理をしたいなど目的がわかると、必要な機能が明確になります。

選ぶポイント②：操作性

グループウェアの操作性も、重要なポイントです。たとえば、パソコンの操作に慣れていないメンバーが多いなら、視覚的にわかりやすく、操作しやすいものをおすすめします。

操作性を確認する際には、試しにインストールして使ってみるという方法もあります。使いやすい配置などは人によって異なりますから、使うメンバーが操作してから選んでもよいでしょう。

選ぶポイント③：セキュリティ

セキュリティは、重要なポイントです。社内の重要な資料や会話の内容などが外部に漏れたら大問題です。無料のグループウェアだとセキュリティ対策が甘い可能性があるので、セキュリティレベルが十分かを確認しましょう。

選ぶポイント④：共有の有無

情報を共有しやすいかどうかも、重要な判断ポイントです。情報を共有したいのは、社内だけとは限りません。取引先やクライアントなど、社外の担当者と情報を共有したい場合もあるでしょう。

その際に、社内と社外でツールを分けなければならない、社内でしか情報を共有できないのであれば、不便です。情報共有したい人と同じツールで共有でき、かつ、社外やグループ外に情報が漏れないようなグループウェアを選ぶことも重要です。

選ぶポイント⑤：料金

無料のものを利用したい場合は、無料でほしい機能を備えているものを選びましょう。セキュリティや機能など、ある程度のお金を出してもしっかりしたものを選びたいなら、有料のグループウェアを検討してみてください。その場合、料金に見合った機能があるか、本当にその機能が必要かを十分検討しましょう。 最初は無料版を試してみて、使い勝手がよく、使いたい有料機能があったら有料版を申し込むという方法もあります。

3.　無料で利用できるおすすめグループウェア7選

ここでは、無料で使える以下7つのおすすめのグループウェアをご紹介します。

＜無料で利用できるおすすめグループウェア7選＞

• GRIDY
• R-GROUP
• e-Broad office
• Stock
• iQube
• enclo
• GROUP SESSION

GRIDY

GRIDYは、無料で使えて、有料プランもあるグループウェアです。

無料でも、上記のとおりスケジュール管理やToDo管理、ワークフロー、会議室予約など、豊富な機能を利用できて、非常に便利です。無料プランでも登録できるユーザー数が無制限なのは、魅力です。使ってみて有料機能も使いたいと感じた場合は、有料プランに切り替えてもよいでしょう。

＜おすすめポイント＞

• 無料で使える機能が豊富
• 有料プランも選べる
• 無料プランでも登録できるユーザー数が無制限

R-GROUP

R-GROUPは、完全無料のグループウェアです。

R-GROUPは完全無料で、上記のような機能を利用できます。スケジュールや掲示板、ファイル共有、タイムカードなどの機能が使えるので、コミュニケーションツールとしては十分でしょう。

ただし、有料でももっと豊富な機能がほしい場合は、有料版もある他のツールをおすすめします。

＜おすすめポイント＞

• 完全無料である程度の機能がそろっている
• パソコンとスマホで利用可能

e-Broad office

e-Broad officeは、完全無料のグループウェアです。

上記のような必要な機能がそろっている、完全無料のグループウェアです。「ファイル便」という機能で、最大50MBまでのファイルをメンバーに送信できるのは、他のグループウェアではあまりない機能です。ただ、無料なので機能が乏しいと感じた場合は、有料版のグループウェアをおすすめします。

＜おすすめポイント＞

• 完全無料である程度の機能がそろっている
• ファイル便機能で最大50MBまでのファイルをメンバーに送信可能

Stock

Stockは、有料版も用意されている、グループウェアです。

ノート機能に情報共有機能やタスク管理機能が含まれており、チーム内で仕事を進めやすくなるでしょう。無料プランでは上記のとおり制約がありますが、ストレージを拡張したいなどの場合は、有料プランに変更するとよいでしょう。

＜おすすめポイント＞

• 無料でもある程度の機能を利用可能
• ストレージやノート数が多い有料プランもあり

iQube

iQubeは、アンケートや社内Wikiなど、さまざまな機能を備えているグループウェアです。

上記のとおり、無料でも豊富な機能が用意されています。ただし、無料だとメンバー人数が10人までしか使えないので、それ以上メンバーを追加したいなら、有料プランにせざるを得ないでしょう。

＜おすすめポイント＞

• 無料でも豊富な機能を利用可能
• 有料プランに変更すればメンバー人数やストレージを増やせる

enclo

encloは、シンプルなデザインの無料グループウェアです。

シンプルなデザインで、使いやすいグループウェアです。無料プランはメンバーの人数制限やストレージ制限などもあるため、たくさんメンバーがいる場合は、有料プランに変更するとよいでしょう。

＜おすすめポイント＞

• 無料でもある程度の機能を使える
• シンプルで使いやすい
• 有料プランに変更すればメンバーやストレージを増やせる

GROUP SESSION

GROUP SESSIONは、無料で豊富な機能を使えるグループウェアです。

【概要表】

主な機能	・スケジュール管理 ・ワークフロー ・施設予約 ・ファイル管理 ・チャット ・アンケート ・掲示板 など
無料プランの制限	有料オプションあり

無料でも、上記のように豊富な機能を使えます。有料オプションもあるので、まずは無料で使ってみて使いたい機能があれば、利用してみてください。

＜おすすめポイント＞

• 無料でもある程度の機能を使える
• 有料オプションあり

4.　まとめ

この記事では、グループウェアとは何か、失敗しない選び方、おすすめの無料グループウェアについて解説しました。

どのような目的で使いたいのか、どのような機能を求めているのかなどを確認し、それぞれの働き方に合ったグループウェアを選びましょう。