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【エクセルマクロ・VBAで業務改善】見積のとり方、依頼方法を解説

日々の業務で使うシーンの多いエクセルですが、その多くはデータ集計や分析、データのコピーペーストなど、繰り返し作業の連続ではないでしょうか。これらの作業に対して、改善したいと考えつつもそのまま繰り返していたり、もしくは特に意識することなく日々のエクセル業務に追われている可能性もあります。
このような繰り返し業務に関して、エクセルのマクロ・VBA機能を使うことで業務改善をできるようになります。
ここでは、マクロ・VBAとはどのようなものか、そしてマクロ・VBA機能を使うことでどのように業務改善が実現できるのか、また実際に導入を行う場合のポイントを解説していきます。

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目次

1.エクセルマクロ・VBAでできる業務改善とは?

エクセルマクロは、コンピュータ上の複雑な手順を記録することができます。マクロの中身はプログラム言語で構成されており、それがVBAになります。マクロを使っていくつもの繰り返し作業を記録させてボタン一つで実行させることで、作業にかかる時間を何分の1などに短縮化することが可能です。また、マクロの中のVBAをカスタマイズ、更なるプログラムの作り込みを行うことで、いくつも分散していた業務を一括処理によって業務効率化をはれます。
既に大規模な基幹システムを導入している企業においても、日々の細かい作業をエクセルによって補っている現場は少なからずあります。しかし、そのエクセル業務が煩雑になって業務時間を奪っている現実も否めません。そういった現場で業務改善に役立つのがマクロ・VBAということもあります。

2.エクセルマクロ・VBA導入のメリット

マクロ・VBAを導入する際のメリットについて説明します。

・同じ作業を人がやるよりも断然早い

これまで人的リソースで行なっていたエクセルの繰り返し作業をマクロ・VBAが行なってくれることで、何倍もの時間短縮につながります。それまで行なっていた作業をコンピュータが行うことにより、人が行う業務の質を上げることができるのです。

・人が作業を行うよりも正確に行える

人が行う作業では、入力ミスや入力漏れなどミスが考えられます。しかし、コンピュータが行う場合は、正確な指示が出されている以上は、そのような人的ミスを起こすことはありません。正確に業務をこなせることで、人が起こす可能性のあるミスや手戻りなどのコストカットが可能です。

・人件費のカットを行え、且つ低コストで運用が可能

これまで人が行なっていた作業をコンピュータへさせることは、マクロ・VBAで作成するための初期コストはかかるものの、導入以降は人件費をカットすることができます。低コストでの導入ながら、導入後のコスト削減は大きいということが、エクセル・VBAのメリットの一つです。

・繰り返し作業に優れている

見積書や納品書、請求書などバックオフィス関係の処理を行えるサービスとして、市販ソフトや専用ソフトが多く発売されています。必要最低限の機能を見ると、どのソフトも大きな違いはありませんし、特別な処理を行なっているわけではありません。コンピュータの特徴である繰り返し作業を何度でも行えるというメリットがあります。

・属人的作業から解放され、誰でも対応が可能

日々の業務は、どうしても属人的(属人的とは、特定の人しかできないことを言います)になってしまいがちです。そういった属人的業務が、全体から見た時に流れが悪くなりボトルネックになる場合が多くあります。属人的になりがちな業務として、複雑化された作業や、条件によってやることがちょっとずつ変えて、やっている本人にしか分からないようなことが挙げられます。しかし、マクロ・VBAを活用することで、複雑な作業工程だったとしても記録しプログラムでカスタマイズすることで、ミスなく何度でも業務を行えるようになります。それは属人的業務から解放され、誰でも業務担当として仕事をこなせるようになります。

これらがマクロ・VBAを導入する上でのメリットです。ただし、業務全てをマクロ・VBAで解決できるわけではありません。例えば、マクロ・VBAを導入して業務効率化を図ろうとしても、導入時に上長の決裁が必要な場合、そのメリットがうまく伝わらず、導入ができないということもあります。これは、人や組織の問題が起因していますので、決裁してもらうための地道な活動が必要となります。
また、マクロ・VBAに適さない処理なども考えられます。これらは導入しても、さほどの効率化をはかれない場合があります。

3.エクセルマクロ・VBA導入する際の見積依頼と発注方法

マクロ・VBAを導入して業務改善を行う場合、フリーのエンジニアでも対応は可能な規模感です。しかし、規模に限らずプロの開発会社へ依頼することで、その先に控える業務拡大等を視野に入れた上で開発を考えてくることや、保守対応含めた大きな動きを念頭に考えることができます。
見積り依頼を行う際は、3社以上の会社へ依頼を行うことをお勧めします。その理由は、見積り比較をするためと、見積り相場感を把握できるためです。
また、より精緻に見積り比較をする場合は、見積り依頼をする会社へ見積りで必要な項目をあらかじめ提示しておくということです。そうすることで、各社の見積り項目が揃い、どこが高いのか、またはどこが低いのかが一目瞭然です。

ただし、1社1社見積作成をお願いする問い合わせをするのは、なかなか手間がかかります。そのようなときに便利なのがビジネスマッチングサービスです。ビジネスマッチングサービスのリカイゼンでは、実績のある開発会社から一度の問い合わせでまとめて複数社からの見積もりを集めることができます。
完全無料で使えるサービスなので、エクセルマクロ・BVAの導入を検討している際は活用してみるとよいでしょう。

見積り比較ができたら、発注先を決定することになりますが、その際には面談をしっかりしておきましょう。特にプロジェクトが動き出した時に誰がディレクションになるか、もしくは担当窓口になるかを確認して発注前に必ず会っておく方が良いのです。発注が決まるまでは、大体の会社で営業マンがフロントでやり取りを行います。営業マンですので、コミュニケーションはとても優れていて当然です。しかし、開発の段階になると、それまでの営業マンからディレクターや直接開発者になることがほとんどです。その際にコミュニケーション的に合わないなどの事象が発生することも考えられます。よって、発注前に担当窓口になる予定の人と会って確認しておくことが必要なのです。

見積り比較後、発注先が決定したら、発注書、契約書、機密保持契約書等の書面を交わしてから進めるようにしましょう。特に支払いサイクルの確認、不具合が起きた場合などの対応を含めた瑕疵担保期間など、事前に確認しておくことは必須です。

4.まとめ

エクセルマクロ・VBAを導入することで、大きな業務改善を実現することができます。オフィス製品は、企業が持つパソコンにはインストールされていることがほとんどだと思いますので、開発費用はかかるもののシステム的な追加費用等はかかりません。
手軽で安価に導入できることで、業務改善できるのであれば導入しない理由はありません。しかし、導入が初めてだったり、外注への依頼が初めての場合、どこから手をつければ良いか分からないかもしれません。

BtoBのビジネスマッチング業界において、10年以上の実績を持ち、常時500社以上の制作会社を抱えるリカイゼンでは、エクセル・VBAのような小規模システム開発から大規模開発まで、無料で相談を受け付けています。
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