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受発注を自動化させることで 効率的でミスのない管理を

 
 
締め切り時間前にリマインダーメールを発送
誰でも使いやすい簡単でシンプルなUIに。
 
スーパーなどの生鮮食品や八百屋さん、ホテルのバイキングで使用する食材など、
毎日決まった時間に商品を受発注する場合に、ファックスや電話でのやりとりは日々の業務が大変なのはもちろん、発注漏れなどのミスを招きかねません。
 
ホテルの朝食バイキングの場合、実は給食業者との直接のやりとりはなく、
ご飯が何㎏、魚が何切れといったふうに、仲介業者を通して食材を発注しているのが現状です。
しかも、実際に毎日同じ料理が出るわけではなく、宿泊者の数によって発注量を細かく変えている訳です。
その中で発注漏れがあると大変なことになります。
いかに漏れを防ぎながらも、業務の手間を減らしていくのか。
そこで、この日々の受発注を自動化するシステムがあればどうでしょう?
発注締め切り時間・受注確認時間の前後にリマインダーメールを発送。
締め切り30分前になっても発注がない場合にお知らせし、それでも発注がなかった時にだけ仲介業者が電話。
 
また、いつもは魚が30切れだったのに対して、300切れの発注が来たなど、明らかにおかしい場合にも自動的に検知して通報してくれるというシステムです。
 
このシステムを運用していく際には、やりとりをいかに簡単にしていくかがポイントですが、
もうひとつ、ホテルの従業員や仲介業者など実際に利用するスタッフさんにとって使いやすくするということも重要です。
パソコンなどに詳しくないという人も多いので、スマートフォンを操作するだけで使えるようになど、簡単でシンプルなUIにしていくことが必要です。
 
 
注文情報のビッグデータをもとに資料を作成
利用業者に合わせた帳票の作成も可能。
 
受発注を自動化させるシステムでは、毎日の注文情報の蓄積というビックデータが付随してきます。
従来までのファックスによる発注では、その集計を全て手で打ち込まないと資料も作れず、作業がとても膨大でした。
それが全て自動化されることで、情報の集計や図表の作成、PDFでの資料づくりを簡単に行うことができという訳です。
 
自動で集計された資料をもとに、それによって軽減された作業時間をコンサルなどの時間にあてることができ、取引先に対して新たな提案を行うなど業務拡大にも貢献できるはずです。
 
利用される業者ごとに、月末締めや20日締めなどに合わせて計算でき、帳票の作成もできますので、
毎日タイムスケジュールが決まっている中で受発注を行なっているという方は、業務の効率化と発注漏れの軽減に活用してみてはいかがでしょうか。

EDITOR PROFILE

合資会社セリオネットコーポレーション

西田 力

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