「エクセルマクロ」で業務の効率化！空いた時間をあなたならどう使いますか？

株式会社ミップス　代表取締役の高橋です。
弊社はIT部門、情報システム部門ご担当者様のお手伝い、業務代行を中心に、
・　サーバーやネットワークなどのインフラ構築
・　「エクセルマクロ」、「Excel VBA」を活用した業務効率化
・　「WordPress」を利用したホームページ制作
など様々な活動を行っています。

既に「エクセルマクロ」、「Excel VBA」を活用して一括処理などを行っている企業様も多いと思います。手軽で皆様も使い慣れているツールだと思いますが、単純な自動集計レポートをはじめ、労務管理システム、在庫管理システム、日報システムなど、業務効率を上げるのは、エクセル(Excel)ベースでも、十分可能です。

「業務を効率化したいが投資は最小限に抑えたい。」、「システム入替などの再投資をせず業務を効率化したい。」、「定期的なデータの集計やレポートの作成に大きな負担がかかっている。」などのお悩みが御座いましたら、是非一度ご相談ください。

業務を効率化しませんか？

弊社で過去対応した実例をもとにシュミレーションしてみました。
ショップ4店舗の日報システムと本部用集計システムをExcelVBAで作成した場合、開発費用はあくまで概算ですが下記のように削減が可能です。

導入前）
毎日営業終了後に売上や商品ごとの販売数をPOSレジのデータを見ながら手入力。メールに添付して本部に送信。集計は毎月手作業で本部担当者が実施。集計データをもとに経理担当者が再度加工し会計システムに取り込み。

作業内容 ・・・ 作業にかかる時間
日々の日報 ・・・ 30分程度
月次集計 ・・・ 2時間程度
会計システム用の加工 ・・・ 2時間程度
月間作業時間 ・・・ 30分 × 30日 × 4店舗 + 2時間 + 2時間 = 約64時間

導入後）
POSレジから出力されたCSVを日報システムで自動読込。メール送信もボタンひとつで実行。受信したデータは特定のフォルダに自動振り分けし、本部集計用システムからボタンひとつで集計可能に。会計システム用のデータ出力もボタンひとつで実行。

作業内容 ・・・ 作業にかかる時間
日々の日報 ・・・ 5分程度
月次集計 ・・・ 5分程度
会計システム用の加工 ・・・ 5分程度
月間作業時間 ・・・ 5分 × 30日 × 4店舗 + 5分 + 5分 = 約11時間

開発費用 ・・・ ￥300,000-

月間で約53時間の短縮に！時給￥1,000-と仮定した場合、年間で約￥636,000の削減、開発費を引いても約￥336,000の削減になります。

空いた時間をあなたならどう使いますか？

例えば、1日20分 勤務時間中に時間が作れたらどうしますか？日々業務を行っていると、勉強したいこと、学びたいことも多いのではないでしょうか？
もちろん、1日20分 削減したところで、人員を削減することは出来ません。ですが、もしかしたら、その時間を従業員のスキル向上に役立てられるもしれません。

定型処理などで残業が増えていませんか？

定型処理で毎月、月末・月初は残業...。なんて事はありませんか？
最近、ある事業家の方が「家族の時間を優先する人が絶対に成功する」という記事を書かれていました。
定型処理が自動化さることで、残業が減り、家族との時間が増えれば、もしかしたら、従業員のモチベーションも向上するかもしれません。

時間ができれば、他にも、色々なことを考える余裕が出来ると思います。

株式会社ミップスでは「エクセルマクロ」、「Excel VBA」を活用したツールのご提案、作成のほか、担当者の急な退職などでメンテナンス出来なくなったツールのメンテナンスや改修なども行っています。「エクセルマクロ」、「Excel VBA」でお困りでしたらお気軽にご相談ください。