【ニーズに応じた受託サービスを通じて、業務効率化を実現①】 Excelでの資料管理をWebに置き換え、担当者の負担を軽減

ソフトウェア開発で培ったノウハウを軸に、多彩な事業展開を実現

　私たちはITソフトウェアの開発を中心に、お客様の業務を支援しています。クラウドサーバーからWebまで、提供するソリューションは多岐に渡りますが、特に強みを持っているのは業務系アプリケーションの開発ですね。また7年前からスマートフォン系アプリケーション開発にも力を入れています。

　弊社受託事業の特徴はプロパー社員のみで開発を行っていること。そのためお客様のニーズに合わせ、領域を問わず一気通貫で適切なサービスを提供できることが強みです。また提案の際には営業担当だけでなく、システム担当も同席し複数案を立案。よりお客様の業務に寄り添った開発を心がけています。

　加えて弊社では教育事業にも力を入れており、他者様の新入社員を対象とした研修サービスも行なっています。さらには法人のみならず、最近では小学生向けのプログラミング教室の運営もスタートしました。現場が積み上げてきたノウハウを、形式にこだわらず幅広い形で提供しています。

■事例1：事業継続計画の効率的な管理方法を模索する

　ある大手石油会社様をご支援したときの話です。この企業様は事業継続計画、すなわち災害や事故などが起きたときにどう対処し事業を継続していくかという、行動計画の管理方法を悩まれていました。石油を扱っているため、本社では万が一のことを想定して有事の際に備えたマニュアルを用意しているのです。

　当初はこれをExcelで管理をしていたのですが、事業の成長につれマニュアルの量が増え、管理が難しくなっていきました。普段から更新などのメンテナンスがあるのですが、この作業をできる限り簡単に行いたいと考えていたようです。また本計画は、全世界で全従業員が共有するもの。例えばアジアのある場所で事故が起こったら、それに対応したマニュアルを本社で引き出し、現地担当者と連絡をとって、データを配布して……という煩雑なオペレーションが必要になるので、この工程も省略したいと思っていました。操作性や業務負担の観点から、より効率的に運用する手法を探されていたようです。

悩みを理解し、お客様が予想する以上の提案を実現

　弊社はご相談をいただいた際、計画の管理や更新はWeb上で行い、閲覧はスマホアプリを通じて行うシステムを構築するのはどうかと提案をいたしました。

　前述の通り、Excelでの管理ではマニュアル量が増えれば増えるほど更新業務が大変になり、有事の際も対応にいくつかの工程が必要になります。しかしWebで管理をすれば更新業務はより楽になりますし、従業員のスマホにアプリをダウンロードしておけば、必要資料をすぐに閲覧することが可能になります。

　当初お客様はアプリを活用したオペレーションを想定していなかったのですが、我々が話をすると快く承諾。さっそく開発が始まりました。

意外なところに障害が。お客様と協力して、解決方法を模索する

　実際に開発にかかった期間は半年程度。お客様の要望もはっきりとしていましたし、作業そのものは難しいものではなかったため、大きなトラブルもなく進められました。

　しかし、とても苦労した点が1つだけあります。それはネットワーク上のセキュリティをどう回避するかということ。

　この企業様は事業規模が非常に大きいため、社内のセキュリティインフラがとても強固に整備されていました。そのため社内のパソコンから社外のスマホにプッシュ通知を飛ばすには、セキュリティをかいくぐることのできるよう工夫して仕組みを構築しなければならなかった。これがとても大変でした。

　何度もトライアンドエラーを繰り返し、方法を模索します。先方の社内エンジニアが非常に協力的に接してくれたため、プロジェクトは円滑に進んでいきました。「こういうふうにやったらどうでしょう」とアドバイスをいただきながら、結果的に1ヶ月ほどで問題は解決。その後は順調でした。

業務効率化と時短を実現。喜びの声をいただく

　納品後は、お客様より喜びの声を聞くことができました。一番大きく変わったのは平時のメンテナンスだそうです。マニュアルは頻繁に変えるため、管理や更新において余計な作業をなくすことができ、日々の業務効率化と時短につながったと話を聞きました。アプリケーションは有事の際に使われるので感想は聞けていませんが、Excelよりも格段に楽に使えるようになったのではないでしょうか。このシステムはより便利な方法が見つからない限り、長く使われることになるのではないかと思いますね。