【イントラネット構築】導入費用の見積相場比較・依頼ポイントを徹底解説

イントラネットとは、インターネットの技術を活用して企業内のみでネットワークを構築することを言います。社内のネットワークのみでしか利用できない社員向けサイト、内部のデータベース、電子会議システムなどで利用されるのが一般的です。
社内エンゲージメントの向上や社内業務のコミュケーション円滑化の目的で進められることが多いイントラネット構築ですが、導入を行う際の開発費用の見積を比較するポイントを解説していきます。

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１．イントラネット構築の見積相場の比較のポイント

イントラネット構築を考えている企業では、社内での業務共有、営業部門での営業状況の共有確認、離れた拠点間におけるセキュリティが考えられた情報共有など、シーンは様々ありますが、基本概念として社内のみのネットワークで完結したい情報共有で使いたいシーンだと考えられます。
この場合のイントラネット構築におけるステップと見積り依頼の方法についてご説明します。

イントラネット構築におけるステップについて

①なぜ導入が必要か目的を明確にする

初めてイントラネットを構築する際、特に目的の明確が必要です。部門間における情報共有、共有することでどのような効果を期待しているのか、また情報共有のためには積極的に社員がそのシステムに参加する必要が出てきます。社員のモチベーション、意識の高め方など含めて包括的に考え、企業トップの指針を明確にしておきましょう。

②社内のネットワーク状況の確認とネットワーク化について

これまで各部門で集めていた情報、部門内のみに止まっている情報などを整理し把握しています。また、拠点が離れている事業所や支店、さらには海外などに拠点を設けているなどがある場合は、セキュリティ対策も考慮して、イントラネット構築を行うことで強化することができます。

③既存システムとの連携

既存で利用しているシステムやデータベースとの連携をどのようにするか検討します。イントラネットの構築ができれば、個人単位で管理していたデータや部門内でやり取りしていたエクセルデータなどもデータ化して共有することも可能となります。

見積比較に必要な見積り依頼の方法について

イントラネット構築では、システム開発の他にネットワーク構築に強い会社へ依頼する必要があります。特にセキュリティ対策は万全に行う必要があります。
見積り依頼するにあたり、上記で記載しているイントラネット構築におけるステップの確認を行い、数社の会社へ見積り依頼をお願いしましょう。依頼するにあたり、重要なことは目的の明確化と、現状の課題は何か、求める効果は何かについてまとめて置くこと、そして社内においてそれらの事項を共通の認識として共有しておくことです。

そして、数社の会社へ見積り依頼をお願いする理由は、見積り比較を行うためです。システム開発やネットワーク構築において、見積り相場というのはあってないようなものが多く、企業のニーズによって見積りは変わるため、１社だけに見積り依頼を行ったとしても比較ができません。また、見積り比較をしやすいように依頼する際に、どのような見積り項目で見積りが出てくるのかを確認しておきましょう。そしてなるべく依頼する会社が同じ項目で出してもらえるように調整をしておくと、見積り比較をしやすくなります。

また、見積りを依頼する会社とは、面談を行って会社の基本情報の他、体制面、支払いサイクル、ディレクション面など人がどのように関わるかについて事前に確認をしておくことが大切です。

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２．イントラネット構築の目的

企業では、事業所間のコミュニケーションや、本社と支社が離れている場合などでは、その間の通信手段が必要となりますが、いわゆるインターネットを利用することはセキュリティ面において問題が大きいです。そこで、セキュリティ対策として考えられる暗号化、ファイヤーウォール機能の付与などでインターネットと同様の機能を持ちながら社内のみでやり取りが可能なネットワークを実現するのがイントラネットになります。

最近では、社内共有やスケジュール管理等のツールとしてグループウェアを導入する企業も増えていますが、イントラネットとグループウェアは根本的に違うものであるので、その辺りも把握しておきましょう。

イントラネットとグループウェアの違い

イントラネットは、ネットワークそのものを主体として考えており、ネットワーク中心型になります。一方のグループウェアは、ホスト中心型もしくはクライアントサーバ型になります。
イントラネットは、TCP/IPを採用していることもあり、各種メーカーのパソコンやアプリケーションを使用できますが、グループウェアは導入するメーカーのアプリケーションに依存することになります。
イントラネット構築は、導入コストがそれなりにかかる分自由度は高くなり、グループウェアに関しては、導入コストはイントラネット構築よりも安価にはなりますが自由度がそれほど高いものではありません。

次に、イントラネットを導入する上、どのような社内情報を載せていくのか考えてみましょう。

①経営情報関連について

企業のミッション、目標、クレド、社長メッセージ、会社基本情報、最新のプロジェクト稼働情報や経営企画、戦略など

②マーケティング情報について

新サービス、新商品などの開発状況、他企業との協業、特許・商標等、受注における成功事例、その他プロジェクト企画や進行状況など

③人事、総務関連情報について

社員基本情報、昇進、異動、配属状況、福利厚生や社内行事、評価制度、研修、新卒・中途採用情報、社内行事など

④経理情報について

業績見込み、資金調達、資金運用など

⑤広報関連について

プレスリリース、メディア掲載情報、記者会見、メディア戦略など

上記の項目ごとに情報整理をしておくことで、構築の際の要件整理に役立ちます。また、正確な見積りを各社よりもらうことが可能となります。イントラネット構築の目的、ミッション、やるべきこと、効果の内容が明確であればあるほど、構築をお願いする会社との調整はうまく進み、社内調整もスムーズに行うことができるのです。

３．開発会社への発注の仕方

イントラネット構築の目的、構築を依頼したい会社が決まったら発注を行います。その際は、コスト、スケジュール、体制面を確認した上で、機密保持契約、契約書等を必ず結びましょう。
尚、発注から構築完了までの主要ステップを説明しておきます。

⑴発注書を提出

発注書と同時に、その他の関連書類も合わせて確認を行います。

⑵イントラネット構築における要件定義

依頼元より提出する要件書、もしくはRFPを元に要件定義を提案してもらいます。

⑶システム設計

図解などを用いて、具体的なシステム設計図を提出してもらいます。

⑷イントラネット構築

実際に構築作業に入ります。もし期間業務や既存業務へ影響がある場合は社内での周知、またユーザや外部企業へ営業が出る場合は、事前告知、ホームページ等でシステムメンテナンスの案内などをあらかじめ出しておきます。

⑸テスト

稼働テストにおいて、アクセス時間にストレスがないかどうか、セキュリティが対応されているか、要件定義通りのシステムになっているのかの確認を行います。

⑹本番稼働

テスト完了後、本番にて稼働させてみて問題ないかどうか確認をします。ここで問題が生じる場合もあります。発注会社へは、瑕疵担保契約を行っておき、その期間において不具合が生じた場合は対応してもらえるように瑕疵担保契約を項目として盛り込んでおくことが重要です。

４．まとめ

このように、イントラネット構築における見積り依頼時に必要なこと、発注の際に必要なことを説明してきました。ただ、初めての依頼になる場合など、具体的にどこから詰めれば良いかわからないものですし、見積り比較も何を基準に比較をすれば良いのかわかりにくいのが実情です。

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