ルーティンはネガティブポイント？人材不足で嘆く前に見直すべき改善策はエクセルマクロにあり！

今やどこの企業も人材不足と嘆かれて久しいです。
日々ビジネスシーンは進化し、情報も増え、それに対処していかなければ勝ち残りは難しい。
必要な業務量に比べて人が足りない。であれば、業務量の「作業量」を上手く減らし、別のことができる時間を作れる人が評価されると言い換えてもおかしくありません。
人材不足を嘆く前に、社内のスタッフの業務内容の最適化ができているかチェックしてみるのはどうでしょうか？
例えば、大手、中小、どの業種、職種においてもエクセルを使っている方は多いと思います。
経理事務、マーケッター、営業マン…。または役職で言えば管理職で、他のメンバーの動きを把握する場合にもエクセルを使う。
ほぼ毎日のように使うエクセル。必ず「エクセル管理する時間」が生まれており、その時間を減らすことができればどうなるでしょうか。

残業はルーティンから生まれている？

毎日やっていること。それは無意識のうちに行われ、「当たり前」となってしまっているものがほとんどです。朝起きて、顔を洗う行為に疑問を抱く人は少ないですよね。
仕事でも同じように、まず出社してメールチェック、その後にエクセルを確認して必要項目を入力して…ということがルーティンになっているケースもあると思います。
そこから突発的な仕事が発生したり、クライアントから急な依頼が入ったり、気づけば今日も残業だ、となってしまっているなんてこと、ありませんか？
「毎日必要な業務はやらないといけないんだから、仕事が増えて残業は仕方がない」
その考え方、ストップです！
日々やらないといけない業務があるのであれば、それを「時短」してしまえば仕事が増えても残業にはならないはずです。
「慣れているから」「やらないといけないから」「それが当たり前でしょ？」そういった意識が実はあなたの残業を生み出しています。

ルーティンになると非合理的なことが見落とされがち

そういった日々のエクセルの入力作業、
例えば「BシートからAシートにB1～B30までをコピーして貼り付け、CシートのD列をコピーしてAシートに移してから並び替えて…」などという単純作業を日々繰り返していることはありませんか？
実はその作業、エクセルのマクロというツールを使えばボタン1つで自動的にやってくれるのです。エクセルマクロは、「決まりきった操作を覚えて自動化してくれる」優れもの。
数時間かかっていたエクセル管理も一瞬で終わってしまいます。なんて便利な機能！
そんな便利なエクセルマクロなのに、意外と使っていない企業もまだまだあるのです。
なぜならば、「エクセルマクロを使わなくても仕事はできちゃうもん」。
↑原因はこれです！
エクセルマクロは、単純作業をエクセルに覚えさせて自動化させる仕組みなので、エクセルに「作業を覚えさせる」というルールを組み込まなければいけません。これがわからないからエクセルマクロを使わない、慣れている手入力した方が早いと考える人がどうしても多いようです。

人材不足を嘆くのは、社内の業務最適化を見直しから！！

特に大手企業に勤める方、会社のルールは変えられない、仕方がないと思う方もいるかもしれません。しかし、例えば管理のために3週間かかっていた業務が一瞬で終わること、それを提案してみれば、会社への心配りができる人材として会社からの見る目が変わるというオマケもついてくるかも…。
問題は「今」だけではないのです。将来を見据えて、日々の仕事の何に時間が取られているかを「当たり前」ではなく「課題」と捉えてみるのはどうでしょうか。
そのきっかけの1つがエクセルマクロを導入することからスタートすることもあるでしょう。大規模な開発が必要なシステムではないので、まずはそこから「課題解決のうま味」を味わってみるのはどうでしょうか？