情報系システム構築で必要なこと、注意するべきポイントまとめ

１． 情報系システム開発とは

企業が取り扱うシステムを「業務系システム」と言いますが、その中には基幹系システムと情報系システムが含まれています。基幹系システムは、ビジネスの根幹となるビジネスを支えるシステムのことを言います。そして情報系システムは、コミュニケーションや事務処理の効率化、意思決定のためにビジネスを支援するシステムのことを言います。

情報系システムの具体的なものとして、CRM（顧客管理マネジメントシステム）やMA（マーケティングオートメーションツール）などの顧客管理や、営業支援システム、電子メール、グループウェア、社内チャット、SNSなどの社内外コミュニケーションツールも情報系システムになります。

２． 情報系システム構築のために必要なこと

基幹系システムの構築では、その実現によって煩雑だった業務を効率化させるなどがIT投資の目的になります。一方の情報系システム構築では、自社の強みを生かし競争優位に立てる仕組みを確立することにあります。
この項目では、情報系システム開発の際に必要なことを３つ紹介します。

① 情報系システムを使う現場でのヒアリング調査

自社独自の仕組みを確立するには、現状の情報系業務のフローがどのようになっているか、ヒアリングすることから始まります。基本的に、この現場調査やヒアリング業務を開発会社へ丸投げすることはやめましょう。

情報系システム構築で必要なことは、実際にシステムを使う現場からの意見を十分に検討して盛り込むことです。これは、意見として挙がってくるものを全て取り入れるということではありません。意見として聞いたものを精査する必要はあります。

システム開発の際によくあることとして、トップマネジメント層へのプロジェクト報告ではとても好意的だったものが、リリースされた後、現場でシステムを使ってもらえないというようなことです。
開発前の段階から、現場をうまく巻き込みながら、「システムを使うのは自分」という主体性を持ってもらえるように動くことが重要です。

② 現場の意見を全体の問題解決に引き上げる

現場から吸い上げた業務改善要望を取りまとめ、トップマネジメント層へ確認します。現場からは、実際に業務へ携わる人たちからリアルな声を聞くことができます。しかし、それをそのままシステムに反映しても競合との差別化ははかれません。

そこで、業務フローやビジネス構造そのものから見直し、再構築することが求められます。これらの動きは、現場だけではなく、会社の方向性を左右する大事な事案でもありますので、トップマネジメント層への確認が必要なのです。

会社全体の問題解決へ引き上げるのは、とても大変なことですが、せっかくのシステム開発ですから、やりがいを持って実践することが必要です。

③ システム構築の「目的」を最初に伝えること

「○○のシステムツールを作りたい」というのは、システム構築における目的ではありません。あくまでもシステム構築は「手段」になります。目的を達成するためにシステム構築を行うのです。そこを踏まえた上で、何のためのシステム構築なのかについての目的を最初に伝える必要があります。

情報系システムを構築する目的の一つとして、「業務上、今ある問題の解決」です。発生している問題に対して、どのような解決をすることで達成できるのか？この考え方をもとに解決案を提案してもらうことが重要なのです。

３． 情報系システム構築で注意すべきポイント

情報系システム構築を行う上で、注意しておくべきポイントをまとめましたので紹介します。

✔︎システム化の「目的」を伝える

システム化する目的は、単純にオートメーション化をすることではありません。業務効率化がアップすることで、それまで課題や問題だと思っていたことへ手をつけられるかもしれませんし、同時に解決するかもしれません。
なぜ、新しいシステムを構築しなければいけないのかという理由や構築における背景を取りまとめて伝える必要があります。

✔︎現状の課題点や問題点を伝える

業務遂行の中で、問題だと思うことや課題だと思うことをしっかり伝えましょう。問題点を正しく伝えることで、火発会社と効果的なコミュニケーションがスタートします。

✔︎課題解決案を提案してもらう

問題点と合わせて解決策を発注者が開発会社へ伝えなければいけないと思っている場合は、その必要はありません。もちろん、「こうした方が良いと思う」という考えを伝えるのはどんどん伝えるべきです。ただ、解決策に関しては、開発会社からどんどん提案してもらいましょう。

✔︎要件定義をしっかり行う

発注者からのRFP（提案依頼書）をもとに、それらの内容が全て網羅されている要件定義になっているか確認が必要です。より優れた業務にすることがシステム導入をする意味になります。つまり、今の業務システムをより優れたものに改善する＝情報系システム構築と捉えておくことが大切です。

✔︎開発手法を発注者から提案する

開発手法については、ウォーターフォール型開発、プロトタイピング型開発、アジャイル型開発がありますが、それぞれ全く違う特色があります。 発注者が、自社の状況も踏まえて開発会社へ相談してみるのが良いでしょう。もし、途中段階で細かく見直しをしながら進めたいなどの要望があれば、アジャイル型開発が向いているという風になります。

✔︎発注者から開発手法を提案する新システムのサポートをしてもらう

システムは、リリースしてからが本番稼働になります。リリースしたもののエラーが起きても誰も見てなかったということが起きないように、保守、運用サポートを得られるように、最初の段階で話し合って契約書に盛り込んでおきましょう。運用、保守内容の具体例は、「トラブル対応」「操作に関する問い合わせ対応」「オペレーション代行業務」などが挙げられます。

４． まとめ

以上、業務系システムには、基幹系システムと情報系システムがあり、競争優位に立つためには情報系システムを構築して、自社オリジナルの仕組みを確立することが必要であるということがわかりました。
そして、現場で起きている課題はそこで見なかったことにするのではなく、課題解決のための整理を行って、情報系システムを絡めてどのように解決するか？という施策をトップマネジメント層へ提案し、全社的解決を目指す方向が大事であるということもわかりました。
質の高い情報系システムを構築するには、ビジネス的視点を持つ開発会社へ依頼する必要があり、システム構築の目的を理解して解決案を提案してもらえる外注先を選定する必要があります。
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