【業務システムとは】種類・使用例・外注ポイントを紹介

１． 業務システムとは？

業務システムとは、企業がビジネスを遂行するために円滑に業務処理が行われることを目的として用いられるシステムのことを言います。 つまり、もともと人間が手作業でやっていた仕事を、人間の代わりにシステムが行うことを意味しています。

業務システムは、基幹系システムと情報系システムを合わせたものを指します。 一般の企業で言う業務システムとは、具体的に販売管理システム、在庫管理システム、人事給与システム、会計システム、またグループ情報管理、 スケジュール管理など、業務システムの範囲とされています。

また、最近ではERP（統合基幹業務システム）とも呼ばれることもあります。

ERPは、もともと海外で生まれた経営を効率化するための考え方を実現するためのソフトウェアのことです。 生産管理の手法であるMRPが拡張された誕生したERPですが、最近はシステムの名称として広く浸透しています。 ERPについて詳しく知りたい方は、以下の記事を参考をご覧ください。

企業が業務システムを導入するメリットとしては、業務の効率化により生産性が上がり、収益アップにつながることがあります。 例えば、以下のようなことがメリットとして挙げられます。

２． 業務システムの種類

業務システム導入を外注するにあたり、業務システムの種類を理解しておきましょう。 業務システムと1口に言っても実に多くの種類の業務システムが存在しているからです。

実際に代表的な業務システムとしては下記の７つが挙げられます。

• 会計管理
• 販売管理
• 生産管理
• 人事管理
• 勤怠管理
• 営業管理
• 顧客管理

それぞれの代表的な業務システムについて詳しく解説します。

● 会計管理

会計管理は企業における会計処理を行うための業務システムです。 帳票作成やキャッシュフロー管理、財務諸表の作成がよりスムーズにできるようになるので、作業効率が高まります。

最近ではクラウド型の会計管理システムが多く、使いやすさからも人気が高まっています。 セキュリティ面においても、通信の暗号化などの対応で安全性もあるのがポイントです。 そのためより効率よく安全に会計管理を行いたい場合は会計管理システムが最適です。

●　販売管理

販売管理システムは、出荷や請求といった流れを管理できる業務システムです。 在庫管理システム機能が使えるため、製造業や卸売業で活用されることも多くなっています。 棚卸しといった労力のかかる作業にも活用できるため、販売管理の工数を減らして業務の効率化を図ることが可能です。

販売管理システムとして代表的なのが「POSレジ」です。 販売管理の機能がある上に最近ではタブレットがあれば簡単に操作することができるので、導入する企業が増えています。

POSシステムについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

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●　生産管理

生産管理の業務システムは生産管理が特に重要な製造業にて活用されることが多くなります。 自社製品の製品性質やコストの管理はもちろん、人員配置なども管理することができるので、導入するメリットが大きいのが特徴的です。

販売管理や在庫管理の機能もある生産管理システムであれば、製造から在庫管理まで一括で管理することができるので非常に便利です。 過剰生産の防止、在庫切れなどの機会損失も防げるため、より無駄のない販売に繋げることができます。

在庫管理システムについて詳しく知りたいという方は、以下の記事をご覧ください。

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●　人事管理

人事管理システムは業界を問わず、多くの企業の人事部門で導入されています。 社員の個人情報、給与、年金情報までまとめて一元管理することが可能なので、人事部の業務効率化を図ることが可能です。

特に機能の中でも「給与管理」が使われることが多いです。 実際に手作業で給与を管理しようとすると膨大な工数がかかることになるので、人事管理システムを活用すると人事部の負担を減らすことができます。

人事管理システムについて詳しく知りたいという方は、以下の記事をご覧ください。

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●　勤怠管理

勤怠管理システムであれば、社員1人1人の勤怠の状況を確認することが可能です。 会社全体の残業過多を防ぐことができるので、人員の労働管理にも繋がります。残業代の管理も楽になるので非常に便利です。

社員のPCの起動と連携し、社員の勤怠作業の削減を図ることができる上にスケジュール管理も可能なので社員の業務の無駄を省くことに繋がります。 事務作業を削減して、社員全体の業務効率化を図りたいという場合には勤怠管理システムが最適です。

勤怠管理システムについて詳しく知りたいという方は、以下の記事をご覧ください。

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●　営業管理

営業管理システムは企業における営業活動をサポートしてくれる業務システムです。 日報作成、顧客リストの管理、訪問スケジュールなどを一元で管理することができるので、営業員が活動をしやすくなります。

また訪問の際のマップ情報を出してくれる機能もあるので、訪問活動をさらに効率化できます。 営業員はマップを見て訪問活動を行うことが多いので、マップ情報があると営業活動を快適になります。

営業管理・SFA関連について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

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●　顧客管理

顧客管理システムがあると、顧客情報を一括して管理できます。 メルマガの配信といったマーケティング活動と直結できるため、顧客とのコミュニケーションを円滑にしてくれるのが特徴的です。

また問い合わせ履歴なども管理することができるので、顧客とのやり取りの際にも役立ちます。 さらに社外との交流をスムーズにしたいという場合は、顧客管理システムを導入する価値が高いです。

顧客管理システムについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

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各業務システムの開発実績を持つ会社は以下のページをご覧下さい。

３． 業界別業務システムの使用例

業界によって業務システムの仕様は違うので、それぞれ違う特徴を持っています。

そこでここからは、業界別業務システムの使用例をご紹介します。 業界別によって使われ方も異なるので、細かく確認していきましょう。

ブライダル業界の業務システム

結婚式を管理するブライダル業界は、業務システムを導入することで下記の場面で役立ちます。

● 顧客管理

業務システムを導入することで膨大な数の顧客管理も簡単に行えます。 顧客情報やアンケート情報なども管理できるので、より顧客のデータを管理しやすくなるのがメリットです。

● 発注管理

部材などの細かい発注管理も業務システムを活用することで、より簡単に管理できます。 ブライダル業界では料理、ケーキ、ドレスなど部材管理が重要なので、業務システムを導入すると便利です。

● ゲスト管理（席次表、参加有無等）

業務システムを導入することで、ゲスト管理で重要な席次表や参加有無などの確認もしやすくなります。 結婚式においてゲスト管理は正確に行う必要があるので、業務システムを導入して効率化することが大切です。

● 衣装管理

業務システムを導入することで伝票管理から店舗間貸借もフォローしてくれるので、業務上のミスも未然に防げます。

ホテル業界の業務システム

宿泊や宴会をサポートするホテル業界で業務システムを導入されると下記の場面で役立ちます。

● 顧客管理

ホテルの顧客管理では顧客の基本情報やアレルギー情報を管理することが可能です。 また、業務システムを使うことで顧客の情報を自社のマーケティングに活用することもできるので、企業の施策展開の際にも役立ちます。

● 宿泊管理

ホテルの業務システムでは宿泊の手配情報も管理できます。 手配のミスの可能性を大幅に削減できるため、クレーム発生を未然に防ぐことが可能です。

● 宴会管理

業務システムを導入することで宴会の管理も可能になります。 予約のリードタイム管理やテーブルマネジメントもできるので、顧客の在籍時間などの分析にも非常に便利です。

● 売上管理

ホテルでは業務システムを活用することで、POSレジと連動した売上管理が可能です。 またホテルの部門別の売上管理もできるので、業務改善の際のヒントを得ることができます。

保険会社の業務システム

顧客の保険に関する情報を扱う保険会社で業務システムを導入すると、下記のような場面で活躍します。

● 顧客長期管理（登録変更履歴毛管理）

顧客の保険情報は長期的に管理することが多いので、業務システムを導入して正確に管理する必要があります。 また保険会社では顧客が契約情報を変更する場合があるので、契約変更情報も厳重に管理する必要があるのが特徴です。

● 数理計算

保険業務においては保険料率や責任準備金率などを計算する必要があるので、業務システムが必須です。 高度な数理計算を業務システムが行ってくれるので、さらにスピーディに業務を進めることができます。

● 情報セキュリティの重要性

保険会社では顧客の個人情報や保険情報を取り扱うので、厳重に管理する必要があります。 万が一情報流出を起こしてしまうと会社の信頼問題になるので注意が必要です。 実際に情報セキュリティの高い業務システムを導入することで、顧客の情報を守ることができます。

通販会社の業務システム

顧客に商品をネット販売する通販会社で業務システムを導入されると、下記の場面で活用されます。

● サイト管理

通販会社ではサイトの管理次第で売上が変わってくるので業務システムを活用して徹底管理を行うことが重要です。 より便利なサイト構築や、モールの出品情報を管理できるので、施策展開のヒントになり、さらに自社の事業を拡大させることができます。

● 受注管理

通販会社では、日々多くの顧客から発注の連絡が届くので一元管理できるようにしなければなりません。 業務システムを導入することで受注、商品、在庫データをまとめて管理できます。
また商品の売上情報も確認できるので、自社のマーケティング施策へと繋げることが可能です。

● 出荷管理

通販会社では日々、多くの商品を出荷することになります。 そこで業務システムを導入することで、帳合作業を軽減し、発送ミスを削減した上で作業効率を上げることが可能です。 スタッフへの負担を減らすというメリットもあります。

● 発送管理

通販会社では発送会社と連携して商品を発送していきます。 業務システムを導入すると、荷物の配達状況をリアルタイムで確認でき、顧客からのお問い合わせにも対応可能です。 発送における負担を減らす際に活躍します。

不動産会社の業務システム

賃貸情報や顧客情報を扱う不動産会社で業務システムを導入すると、下記のような場面で活用されます。

●　物件管理・賃貸契約

物件や賃貸情報を効果的に管理できます。 物件の詳細情報（場所、広さ、価格など）や入居者情報、更新情報などをデータベースに一元管理することで、物件の検索や比較が容易になります。

●　取引先管理

顧客やオーナー、業者など、全ての取引先の詳細情報や履歴、連絡先などを管理できます。 これにより、取引先とのコミュニケーションやビジネス関係の維持がスムーズに行えます。

●　契約情報管理

契約情報（賃貸契約、売買契約など）や契約期間、更新情報、重要な日程などを取引先ごとに管理できます。 これにより、契約の期限や更新に関する通知を自動化し、スムーズな契約管理が可能になります。

●　請求・支払い管理

登録された契約情報に沿って請求情報を自動作成し、請求書の自動発行や入金管理、支払いの記録などを効率的に行うことができます。 請求サイクル登録や変動費の請求、スポット請求にも細かく対応でき、請求や支払いの遅延を防ぎ、会計業務を正確かつ効率的に行うことができます。

金融機関の業務システム

口座情報や電子帳票を扱う金融機関で業務システムを導入すると、以下の場面で活躍します。

●　CRM/SFA

顧客情報を中心に効果的な顧客関係管理を行うことができます。 顧客の個人情報、取引履歴、関心や嗜好、コミュニケーション履歴などを一元管理し、 個別の顧客に合わせたサービス提供や販売活動の支援が可能になります。

●　相続支援

相続手続きや資産管理のサポートを効率的に行えます。 相続人の情報、資産評価、税務情報などをシステム上で管理し、遺産分割や相続税の計算などの作業を支援します。

●　預り管理

預金口座や投資口座などの情報を効率的に管理できます。 顧客の残高照会、取引履歴の追跡、利息計算などを自動化し、正確な預り管理を実現します。

●　電子帳票

預金契約書や融資申請書、報告書などの書類作成や管理を電子化し、ペーパーレスな環境を実現します。 また、電子署名やワークフローの導入により、処理の追跡や承認プロセスを迅速化します。

運送会社の業務システム

車両情報や案件情報を扱う運送会社で業務システムを導入すると、以下の場面で有効です。

●　案件管理・配車計画

案件の詳細情報（積み荷、納期、配送先など）を一元管理し、自動的に最適な配車計画を立てることができます。 無駄のない配送計画によって、輸送効率の向上や時間・コストの削減が実現されます。

●　運賃・請求管理

運賃や料金体系を柔軟に管理し、運送距離や貨物重量によって正確な請求書を自動的に作成することができます。 また、入金管理や未収金の追跡も効率的に行うことができます。

●　車両・動態管理

GPSを利用して車両の情報（台数、所有者、点検履歴など）や現在の位置情報をリアルタイムで管理できます。 また、運行状況やトラッキングデータの収集・分析も可能です。 これにより、効率的な車両管理や配送トラッキング、顧客への適切な情報提供が実現されます。

●　顧客管理

顧客の詳細情報、取引履歴、特記事項などを一元管理できます。 これにより、顧客とのコミュニケーションやサービス提供の最適化が可能になります。

業界に応じて実績のある業務システム開発会社を探したい場合はリカイゼンにご相談下さい。

4． 業務システムを外注する際のポイント

業務システムの選び方

まず、システムを導入するにあたり、導入方法をどうするかと言うのを決める必要があります。 業務システムの導入方法には、「パッケージ」「フルスクラッチ開発」「クラウド・SaaS」など、いくつかあります。

これを決めるには、予算感と、自社の業務内容がどのシステムとフィットするかと言うのを検証する必要があります。 業務システムを選ぶ際は下記の視点で選んでいくと良いでしょう。

パッケージやASPがおすすめな場面

• システムに合わせて業務フローを変更させなければいけない点がある。
• できれば柔軟に対応してくれるシステムだと助かる。

スクラッチ型がおすすめ場面

• できれば自社の業務フローに完璧に合わせた業務システムがいい。
• コストは高めでも問題ない。

このように自社の業務フローの仕様を確認した上で業務システムを導入することで、さらなる業務の効率化や費用対効果の向上が見込めます。

上記をまとめた内容が下記の比較表になります。

業務システム導入における近年のトレンドとしては、導入費用が安価で運用コストがあまりかからないクラウド系のサービスを導入するのが主流になっています。

但し、事業規模が大きくなってくるとなかなか一般的な標準に合わせるだけではまわらず、オリジナル部分も入れなければ事業がまわらない場合もあります。 その場合はパッケージソフトのカスタマイズとフルスクラッチで費用比較をして決める場合が多いです。

業務システム開発でよくある問題

業務システムは非常に便利ですが、社内の業務フローの整理と、どこに現在の業務フローの課題があるのか明確にしてから導入する必要があります。 そのまま業務システムを導入したとしても事業の効率化に繋がらないので注意しましょう。

そのため社内全体の部署を確認して、特に業務の効率化が図れていない部署を見つけましょう。 さらに明確な課題を探し出すためにも社員からの声を聞くことも大切です。

業務システムを導入するのにもコストがかかるので、業務フローの問題や業務システムが必要な部署を見つけ出してから導入を検討しましょう。

業務システム開発を複数社から見積り・実績の取得を行いたい場合はリカイゼンにご相談下さい。比較検討することで要望に合う開発会社を見つけることができます。

5. 業務システムの開発が得意なおすすめ外注先10社

ここでは、業務システムの開発が得意なシステム開発会社を業務システムの種類別に10社紹介いたします。

業務システムはその種類によって開発に必要な技術が大きく異なるため、 業務システムの外周を検討する際は、依頼したい業務システムと同じ種類のシステム開発の実績を持っている会社に見積もりを取ることをおすすめします。

それぞれ、「運送管理システム」「金融系システム」「不動産管理システム」「在庫管理システム」の開発が得意な開発会社を紹介しているので、 関心のあるシステムについて確認してみてください。

運送管理システムの開発実績のある会社

株式会社ALLROUND

株式会社ALLROUNDではPHP、HTML5、CSS、JSの技術を駆使し、運送会社向け配車システムの開発をしています。大手企業のシステムからパーソナライズされたものまで、クラウドによる先進的な技術を用いて提案することが可能です。

多種多様なデバイスやシステムに向けた制作を行い、iPhoneやAndroid、WEBサイト、組込みシステムまで、デザインからシステム構築まで一貫して行えます。

株式会社HonestSoul

株式会社HonestSoulは大手物流会社向けにシステム開発をした実績を持っています。JavaとWebに特化した会社であり、お客様に満足頂けるサービスを、JavaとWebのプロフェッショナルとして提供することが可能です。

また、連携体制を構築しており、他社のリソースも使えるため「中規模・大規模」な開発が可能です。システム開発だけではなく、システム保守・運用も可能となっています。

金融系システムの開発実績のある会社

ルーセント・グローバル株式会社

ルーセント・グローバル株式会社 は顧客情報や商品登録情報などから鑑定書の自動発行を行うシステムを開発している会社です。フルスクラッチ開発が主ですが、ご要望に合わせてパッケージ開発や既存システムのリニューアル・インフラ関連のサポートからシステムの運用保守まで、ワンストップで対応しています。

また、開発面ではWEBシステムの他、大手企業様の業務システム開発などの実績もあり、インフラ面でもアプリケーション用のサーバー構築から保守・管理まで実施しており個人情報を扱う環境など、あらゆるニーズに対応してきた実績を基にサービス安定稼動に向けて提案してくれます。

株式会社readytowork

株式会社readytoworkではスタートアップから、中小企業、大手企業、自治体様まで幅広い開発実績があります。常に最新のトレンドをキャッチアップすることでより良い開発手法を探求しています。

ターゲット選定からUI/UX選定→主要機能の選定・実機操作→品質担保（テスト）までを責任をもって行っています。また、週次定例で成果物をレビューしUXや仕様の課題を早期発見するといったサポートも提供しています。

Prostage LLC.

Prostage LLC. では、法人向けWeb戦略の総合コンサルティングカンパニーであり、企業サイト制作の専門家として、高品質なサービスでクライアントの課題を総合的に解決します。またスマホ開発アプリではiPhone/Androidのアプリ開発について、要件定義から開発、ストアへの申請・リリース後の実際の運用まで、ワンストップで提供します。

ファイナンシャルプランナーと顧客が直接連絡を取れるようなアプリを開発しており、ファイナンシャルプランナーと顧客が契約を交わした後、関係が希薄になりがちだった課題を解決するために、金融関係者に役に立つ情報を定期的に配信しています。

不動産管理システムの開発実績のある会社

株式会社FREEMIND

FREEMINDでは、管理するマンションの居住者情報の管理及び居住者からのリフォーム工事の受付や加入、サービス情報の管理などが可能な、不動産向けの業務管理システムの開発実績があります。

Btoc向けのリフォーム用品ECサイトの開発や、連動したスマホアプリの開発も行っており、業務システムに派生する追加機能展開や営業展開を加味した構築も可能です。

株式会社BOATRIP

BOATRIPは、アプリの開発やWEBサイト制作、システムの構築運用、保守まで幅広く手掛けている会社です。特にモバイルサービスに関しては豊富な知識や経験を持っており、さまざまな提案が可能です。

不動産管理システムの開発事例においては、所有物件を登録管理するためのシステム開発をヒアリング・要件定義・環境構築・開発をワンストップで対応した実績例を持っています。物件情報だけではなく、MAP上に物件位置情報を載せて資料編集も可能なシステムを実現しています。

在庫管理システムの開発実績のある会社

サイコパスコンサルティング合同会社

サイコパスコンサルティング合同会社ではマイクロソフト社製品・技術の調査代行や導入、情報システムやソフトウェアの作成・構築実績を基に、製造業向けの総務、経理、在庫等のExcelマクロを作成しています。

また、Excel、Access、Outlook、Wordを使ったVBA開発をはじめ、VSTO(Visual Studio Tool for Office）の活用やPythonを併用したExcelベースの開発にも取り組んでいます。

株式会社ZAT

株式会社ZATでは倉庫会社様向けシステム「zaicon」といった独自の在庫管理システム/出荷棚卸アプリ開発をしています。数々の大きなシステム開発に携わっており、お客様の希望する内容に経験則と最新技術を元にご提案をすることが可能です。

また、単純に開発を行うだけではなく、業務改善などにも着目し、よりシステム導入後に安全な社内体制になるような提案も期待できます。

OpenMindCommunication株式会社

OpenMindCommunication株式会社ではECサイトに商品情報・在庫数量を一括登録するためのCSVファイルを自動生成するクライアントツールのシステム開発をしています。

お客様目線でニーズを的確に捉え、限られた予算内で最善を尽くし、プロジェクトを円滑に遂行しています。サービス企画の検討フェーズから参加して、顧客利益を最大化するサービスの企画に貢献した実績があります。

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５． 業務システムのまとめ

今回は、業務システム、基幹システム、システム導入の際に知っておくべきポイントについて説明してきました。

システム導入は、決して安くないものなのでとても不安なことは多いですが、 ポイントを抑えて開発会社へ相談することで、スムーズな導入プロセスを踏むことができるはずです。

業務効率化からの収益アップを目標に、業務システム導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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