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社内の書類を電子化してペーパーレス化でコスト削減(京都の旅館の場合)

社内の書類を電子化してペーパーレス化でコスト削減(京都の旅館の場合)

企業のなかで社内文書や、契約書や申請書類などのペーパーレス化が話題になっています。 あなたの会社では、文書はどのように管理されていますか? キャビネットで全ての書類を管理して、必要なときに探して取り出す...そんな業務フローではないでしょうか。 実は、契約書や申請書、設計図面、仕様書などの大量の紙文書やマイクロフィルムは、スキャンして電子化することができるってご存知でしたか? 今回は、書類のペーパーレス化を実施して年間300万円のコスト削減を実現した京都の旅館の事例をご紹介します。 明治時代から創業している京都の旅館様は、これまでお客さまの予約状況や、献立表、従業員用の資料などを毎回紙に印刷していました。 印刷に必要なコストを計算してみると、モノクロ印刷だと1枚7円、カラー印刷だと20円が掛かっていることが判明しました。 また、書類を管理するスペースの問題や、新しい従業員が入った際に情報共有など、紙でやりとりするコストを考えるとペーパーレス化をすることで、コストが削減できる見通しがたちました。 重要書類や個人情報にかかわる書類など旅館外に持ち出せない資料があるため外注ができるか不安でしたが、ペーパーレス化を行うための既存書類のスキャニングは出張で業者に対応してもらえたので安心だったそうです。 みなさんも一度、書類などの印刷費用を計算してみてはいかがでしょうか?

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