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【確認しておきたい】在庫管理システムの開発・導入の外注ポイントを解説

商品の在庫管理を台帳などの紙ベースやExcelで管理していたりしませんか?
紙やExcelはコストがあまりかからず手軽に用意ができますが、どうしても手作業が多いためミスが発生してしまう可能性が高く、計算する労力もかかりますよね。
人的ミスや工数を減らし業務を効率化したい、そんな時に役立つのが「在庫管理システム」です。
在庫管理システムは導入企業も多く、システムの導入の方法にも種類があります。本記事では、在庫システムの基本とどのような種類があるのか、また実際に導入する際の開発会社の選び方を紹介します。

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目次

1. 在庫管理システムとは

在庫管理システムとは、文字通り商品の在庫を適切に管理するためのシステムです。
お店を開業して商品の売買を行う際、種類が多ければ多いほど、各商品の在庫がどれくらいあるのかというデータの管理が重要になりますよね。

これを効率化することで正確に在庫の管理を行うためにシステムを導入しています。
在庫管理システムは、在庫管理を行うために発注システムや物流システムと連携していることが多く、在庫数を正しく確認するために主に以下のような機能を持っています。

  • ・入荷管理
  • ・出荷管理
  • ・在庫データ管理
  • ・棚卸データ管理

2. 在庫管理システムを導入するメリット

例えばネット通販の場合、入荷した商品をサイト上で掲載し、お客様から注文が入り次第発送を行います。
その際、掲載した商品の在庫を管理していないと、注文数に対し在庫が足りず発送できない、という事態に陥りかねません。

そのため、ネット通販・実店舗など業態を問わず、タグやJANコード、商品番号などを使用し正確にデータを把握するよう、システム化が当たり前になっているのです。 システム化することで、在庫に関わる数値をデータ化し業務に紐付けてスピーディーに、且つ一元管理でき、またデータをもとに必要在庫数の調整をするなど作業の効率化に繋がります。

3. 在庫管理システムの種類

在庫管理システムにも様々な種類があります。安価なものでは月額利用型で月数千円ほどから使えるクラウド型のものや、自社の業務に合わせてオリジナルで開発するもの、システム会社が持つパッケージ型のものなどがあります。
さらに大きく分けると、既に出来上がっているシステムを導入する場合と、自社に合わせてシステム会社に開発を依頼するケースとがあるイメージです。

クラウド型は導入にあたっての初期費用が押さえられる、スピーディに導入を進められるというメリットがありますが、ランニングコストがかかってきます。オリジナル開発の場合、導入に至るまでの開発期間や開発コストがかかりますが、その後は自社システムとしてランニングコストは最低限に利用していくことが可能です。

どのくらいのスピード感でシステムを導入したいか、自社の管理システムの独自性は高いかどうか、何カ年計画でシステム導入を行うのかを総合的に考えながら、どの種類が一番自社に合いそうかを検討していきましょう。
それでは、「クラウド型」、「パッケージ型」、「オリジナル型」の特徴を紹介します。

・クラウド型の特徴

初期費用無料、月額数千円など安価で使用できるものが多く、初めての方でも比較的導入しやすいものです。 機能はサービスやプランによって段階的に設定されていたり、必要に応じてオプションを追加していくものなどがあります。
ただし、必要な機能などカスタマイズを行う内に想定以上に費用が膨らんでしまう可能性もありますので注意が必要です。

・パッケージ型の特徴

パッケージ販売するシステム会社から既存の在庫管理システムを購入し、自社のPCにダウンロードして使用するものです。
販売するシステム会社によって仕様が異なるため様々な種類があります。注意点として、自社の業務に適合するものでないと費用の割に使われないシステムになってしまう可能性もあります。
まず必要な機能をカバーしているか、業務フローに合うかを慎重に検討する必要があります。     

・オリジナル開発の特徴

システム会社からのヒアリングを受け、自社の業務に合わせオリジナルのシステム開発を行います。
発注の際には業務フローの洗い出しから行い、自社に合った独自の機能の検討や業務効率の見直しを行っていきます。そのため、複雑な業務フローや管理手法の再構築が必要な企業には適している方法です。
その分開発予算は数百万円など高額になることが多いため必要か否かを社内でしっかりと検討することが大切です。

4. 開発を外注するシステム会社の選び方

商品を扱う企業ではビジネスの肝となる在庫管理システム。安さだけで決めてしまい失敗したという経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

システムにも様々な種類がありますが、導入を検討する場合はどれも一長一短あります。
その中で自社に最適なものを選ぶのはなかなか難しいですよね。

システム導入を行いたいものの、どこに依頼するかを迷われている方は、まず自社の要望に合うシステム会社を探してみましょう。
どの方法で依頼したら良いかわからない、一から相談したい方は、条件に合うシステム会社に無料相談し、各社からの提案を募集することがおすすめです。

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