脱Excelのよくあるきっかけ

・複数人で同時に閲覧および編集したい
・ファイルが複数ありどれが最新かわからない
・古くから設定されているExcel関数があるが、複雑で誰も修正できない
・ファイルが大きくなり動きが鈍い

という要望や不満により、Excelで管理している業務をWeb化したいという現場はたくさんあります。

Web化といってもいくつか段階といいますか、業務の規模に応じたWeb化パターンがあります。本記事では、あまり細かくならないように、一般的なWeb化パターンをシンプルにご紹介いたします。

ここで言う「Web化」とは少し幅広い意味を指しています。

具体的には、

・データを一元管理できる

・遠隔にあるデータを手元のPCで閲覧および編集できる

・複数人同時利用できる

環境を指します。

Web化パターン

【パターン1】Access

小規模な業務であれば、Accessをうまく使うことでWeb化を実現できます。Web化のポイントはAccessのファイルをデータ用とUI用(ユーザーインターフェースを持つ利用者が操作する画面用ファイル)に分けることです。データ用ファイルは共有サーバーに配置します。UI用ファイルは利用者各人のPCに配置します。UI用ファイルからデータ用ファイルに接続することで、データは一元管理しつつ、複数人で同じデータ用ファイルを閲覧・編集ができます。ただし、複数人といいましても、ケースによりますが、同時利用は3名くらいが安定して利用できる範囲です。

【パターン2】Access+RDBMS(MySQL, PostgreSQL, SQL Server)

パターン1では同時利用は3名くらいが安定と記載しましたが、その理由はAccessは複数人同時利用を前提に設計されていないため、データを大量かつ高速に処理するためには、複数人同時利用が可能なMySQLなどのリレーショナルデータベース管理システム(RDBMS)が必要になります。先ほどのAccessのデータ用ファイルではなく、RDBMSを配置し、AccessのUI用ファイルからRDBMSに接続します。RDBMSはAWSなどのクラウド上に配置するケースもあります。AWSなどのクラウドサービスを利用することで、データのバックアップ処理を自動化したり、より高速な処理を実現できます。Accessは1992年にバージョン1.0がリリースされました。そもそもAccessは原則として一人が占有して利用する前提で設計されていますので、現在でもバージョンアップはされていますが多人数の同時利用は難しいのです。

【パターン3】Webアプリ+RDBMS(MySQL, PostgreSQL, SQL Server)

パターン2はフロントエンド側はAccessでバックエンド側はRDBMSの構成ですが、大量のデータを素早く表示および処理するにはAccessのフロントエンド側の機能に限界あります。小規模な業務であればケース2で十分ですが、よりユーザビリティーの高い機能を実現するにはUI/UXはEdgeやGoogle Chromeなどのブラウザを利用することになります。つまり、フロントエンド側をWebアプリ化します。

最後に

本記事では3つのパターンを紹介しましたが、他にもいろいろなパターンがあります。

例えば、

小規模な業務なので極力低コストでRDBMSを利用したい場合は、Excel+RDBMSというパターンがあります。

外出先や移動中も閲覧・編集したい場合は、スマホ+RDBMSというパターンになります。

上記3パターンはもちろん、たくさんの開発実績がございますので、Web化を検討されている場合はぜひ弊社にご相談ください。